Editor: Le pedimos a Mark Hurst, autor del libro Bit Literacy (nuestra revisión) y desarrollador del administrador de tareas basado en la web Gootodo, que nos dijera por qué creó Gootodo y cómo encaja en lo que él llama "bit literacy". Esto es lo que dijo.

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Domine la sobrecarga de información con Bit Literacy

Necesita desarrollar un nuevo conjunto de habilidades para gestionar la avalancha diaria de información, y es ...

Permítanme comenzar con esta provocación: no hay tal cosa como la sobrecarga de correo electrónico ... en cierto sentido, de todos modos. Durante años, he alentado a las personas a vaciar su bandeja de entrada de correo electrónico al menos una vez al día, una habilidad importante en la "alfabetización de bits", sobre la que escribo en mi libro. Pero esta es la cuestión: la mayoría de las personas no tienen problemas para eliminar los correos electrónicos que ya no necesitan (spam, CCs en toda la oficina, invitaciones para almorzar, etc.), y muchas personas tienen algún sistema de archivo para los mensajes que desean conservar. El problema proviene de todo lo demás en la bandeja de entrada: a saber, los mensajes que contienen elementos de acción o tareas pendientes. Por lo tanto, la bandeja de entrada abultada se entiende mejor como un problema de gestión de tareas pendientes, no de gestión de correo electrónico. Cuando escribí mi libro, con la intención de ofrecer una solución a la sobrecarga de correo electrónico para todos los usuarios de Internet, necesitaba una herramienta adecuada: una lista de tareas bien diseñada.

Pero a partir de 2006, cuando escribí la mayor parte del libro, no había buenas listas de tareas pendientes. La versión actual de Outlook todavía estaba cargada con el antiguo Administrador de tareas de Outlook, una de las características peor diseñadas que he visto en cualquier aplicación, y ninguna compañía de Web 2.0 había avanzado aún para llenar el vacío. Sin nada que recomendar, diseñé y lancé mi propia aplicación de mala gana. Esto era, y es, Gootodo.


Aquí está la característica asesina: Gootodo interactúa con cualquier bandeja de entrada de correo electrónico, en cualquier lugar, sacando elementos de acción de la bandeja de entrada y colocándolos en una lista de tareas, donde pertenecen. Todo lo que requiere es que el usuario haga clic en el botón "Reenviar", como en, reenviar este correo electrónico a mi lista de tareas pendientes, y luego eliminar el mensaje de la bandeja de entrada.


Además, el usuario puede reenviar un correo electrónico a la lista de tareas de un día en particular, hoy o cualquier día en el futuro, enviando el correo electrónico a la dirección correspondiente. La lista de hoy está en . La lista de mañana es . Se puede acceder al 4 de agosto en . Este próximo sábado es . Tres semanas en el futuro es .

Ilustración para el artículo titulado Gootodo obtiene tareas de su bandeja de entrada


Cuando las personas comienzan a usar Gootodo, tienden a enviar cosas a la lista de hoy, lo cual está bien. La lista de tareas pendientes en la aplicación web en sí tiene una clasificación de arrastrar y soltar (como la página de la cola de Netflix), por lo que solo hace que sea más fácil administrar la lista que si dejara los correos electrónicos en la bandeja de entrada.


Pero cuanto más use Gootodo, más razones encontrará para reenviar elementos a la lista de un día futuro. Por ejemplo, puede recibir un correo electrónico que sabe que no puede trabajar de inmediato, por lo que lo envía a un día la próxima semana y lo elimina de la bandeja de entrada. Por lo tanto, durante varios días, la tarea pendiente está (apropiadamente) fuera de la vista, no en la bandeja de entrada, no abarrota tu mente, no te distrae de ninguna manera. Aparece en su lista de tareas pendientes más tarde, cuando es el momento adecuado.


Otro uso de Gootodo que he encontrado extremadamente útil es que BCC haga un día futuro cuando le envíe a alguien una pregunta o un elemento de acción para completar. Por ejemplo, puedo pedirle a Dave que responda un conjunto de preguntas para un informe que estoy creando. Envío el correo electrónico a: Dave y, en el mismo mensaje, BCC , que es mi lista de tareas pendientes una semana en el futuro. Ahora puedo pasar a otras cosas sin ningún tipo de estrés; o Dave me responderá con las respuestas, o dentro de una semana veré en Gootodo.com el recordatorio para empujarlo. No hay forma de que la pelota pueda caerse.

Ilustración para el artículo titulado Gootodo obtiene tareas de su bandeja de entrada


La idea de diferir las tareas pendientes, remitiéndolas al futuro, ya no es exclusiva de Gootodo. A partir de junio de 2008, me complace decir que varios servicios (Highrise, I Want Sandy, Remember the Milk, entre otros) ahora permiten a los usuarios enviar tareas pendientes en el futuro. Incluso la última versión de Outlook, Outlook 2007, permite a los usuarios arrastrar correos electrónicos a días futuros del calendario, una gran mejora. Aun así, todavía recomiendo Gootodo.com como la clave para administrar las tareas pendientes y, por lo tanto, poner la bandeja de entrada en cero al menos una vez al día. Hay varias razones, una IU especialmente simple, por ejemplo, pero en este sentido sé que soy parcial, y además de eso, ya he dicho lo suficiente para esta publicación. :)

PD: Estoy feliz de responder preguntas en mark en goodexperience.com, o simplemente veré el panel de comentarios aquí en esta publicación.

Gootodo actualmente cuesta $ 3 al mes, pero los nuevos usuarios pueden probarlo gratis con un límite de 10 tareas por día durante 30 días.

Mark Hurst es el fundador de Creative Good and Good Experience, y anfitrión de la reconocida conferencia Gel. Hurst y sus compañías ayudan a las organizaciones a trabajar de manera más productiva y a crear mejores experiencias para los clientes.

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